مراحل الحصول على شهادة الآيزو
ابو عمر الغامدى
مشترك منذ 19-2-2012
مواضيع ابو عمر الغامدى
مراحل الحصول على شهادة الآيزو

يتطلب حصول أي منظمة أو مؤسسة على شهادة الآيزو بداية الالتزام بالمواصفة نفسها و تفرعاتها على أساس أن الجودة في الإنتاج عبارة عن حلقة متكاملة تضم كل أنشطة المنظمة و كافة الأمور و الأساليب المستخدمة في الإدارة و الإنتاج .
الجهة التي تمنح الشهادة هي هيئات التسجيل المعتمدة و المرتبطة مع الهيئات الرسمية كلا في بلده ، و من خلال أجهزة المواصفات و المقاييس .

الحصول على الشهادة :
- يبدأ العمل للحصول على الشهادة بداية من خلال تطبيق المنظمة داخليا لمتطلبات الآيزو 9000 لفترة تتراوح بين ثلاثة إلى ستة أشهر
- ثم تطلب من المسجل الدولي زيارتها و منح الشهادة ،
- يقوم المسجل الدولي :
- بتدوين ملاحظاته لوضع المنظمة
- و تحديد مدى التزامها بالمواصفات المعتمدة العالمية
- يحدد طبيعة النواقص إن وجدت ، ثم يحدد فترة زمنية لتحديد الإصلاحات.
- يقوم بزيارات ميدانية لمواقع الإنتاج و الإدارة ثم يقرر منح الشهادة أو حجبها

يجب المرور بثلاث مراحل هي :
أولا : مرحلة ما قبل التسجيل .
ثانيا : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة .
ثالثا : مرحلة ما بعد الحصول على الشهادة .
أولا : مرحلة ما قبل التسجيل :
و هي المرحلة التي يتم فيها التجهيز و الاستعداد و تعديل الأوضاع لتتطابق مع متطلبات شهادة الآيزو 9000 و تشمل هذه المرحلة على :
1. اقتناع الإدارة العليا بأهمية هذا النظام و الفوائد التي تعود من ذلك .
2. أن تقوم الإدارة العليا أن تنقل هذا الإقناع إلى جميع المستويات الإدارية و لكل العاملين والموظفين على اختلاف مستوياتهم ، و ذلك بطرق متعددة كالاجتماعات و النشرات ولدورات التدريبية.
3. تفهم طبيعة و فلسفة نظام الآيزو .
4. الاستفادة من خبرات الآخرين و الشركات التي نجحت في الحصول على شهادة الآيزو
5. تعيين مدير مسؤول عن عملية تأهيل الشركة للحصول على شهادة الآيزو.
6. يشكل فريق عمل يضم التخصصات و الدوائر المختلفة التي تتكون منها الشركة.
7. حضور الفريق لدورات تدريبية و تعريفية لنظام الآيزو
8. وضع خطة عمل و جدول زمني لتنفيذها. و من ينفذ ماذا؟
9. اختيار مكتب استشاري أو خبير في الحصول على شهادة الآيزو في حال رغبت الشركة بتسريع الوقت اللازم للحصول على الشهادة.
10. إجراء التقييم المبدئي لنظام الجودة الحالي للتعرف على نقاط القوة و الضعف.
11. تطوير وتوثيق طرق العمل للعمليات الرئيسية التي تحقق متطلبات نظام الجودة كما وردت في مواصفة الآيزو.
12. التغلب على العقبات و مقاومة التغيير ، فتطبيق الآيزو تطبيقه إلى تغيرات في الهيكل التنظيمي و في الإجراءات و العمليات و قد يصاحب التغيير بعض المقاومة خاصة إذا تعرضت مصالح بعض الموظفين للخطر أو توقعوا ذلك . لذا يجب التغلب على هذه المشكلة عن طريق محاولات الإقناع و إشراك الموظفين و اطلاعهم على العملية بشفافية و كذلك شرح الفوائد المتحققة من الآيزو.
13. تطبيق نظام الجودة كما هو موثق و الذي يستجيب بدوره لمتطلبات المواصفات القياسية الدولية آيزو.
14. مراجعة نظام الجودة الآيزو بواسطة استشاري أو إجراء تقييم أولى من قبل المقيم، و يعني ذلك التدقيق من طرف خارجي.

ثانيا : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة :
1. اختيار المسجل : أي اختيار الشركة التي ستقوم بالمراجعة و التقييم من احل منح الشهادة على أن تكون من الشركات المرخص لها بذلك، و يمكن التعرف على هذه الشركات من خلال قائمة دولية.
2. ملء نموذج طلب التسجيل و الهدف منه تزويد المسجل بمعلومات تفصيلية كاملة عن الشركة التي تطلب التسجيل و من هذه المعلومات :
- اسم الشركة و شكلها القانوني.
- نوع النشاط و أنواع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
- خطوط الإنتاج أو مراكز الخدمة التي تطلب الشركة الشهادة بشأنها ، حيث يمكن أن تقتصر المراجعة و التقييم على أحد أنشطة الشركة دون الأخرى.
- مواقع الوحدات الإنتاجية أو الخدمية للشركة.
- عدد ورديات العمل.
- عدد الموظفين
- مساحة الأرض التي تشغلها منشآت الشركة
3. قبول عملية التقييم بناء على بيانات بطاقة الاستقصاء يقرر المسجل قبول عملية المراجعة و التقييم أو عدم قبولها، و يتوقف ذلك على مدى توفر الخبراء لدى المسجل ، فقد يستعين المسجل ببعض الخبراء ممن تتوفر لديهم شروط ممارسة عملية التقييم و المراجعة ، و قد يتعذر المسجل عن القيام بعملية التقييم و يوصي بمسجل آخر متخصص ، إلا انه من النادر أن يكون نشاط الشركة غريبا أو مفرطا في التخصص مما يجعل المسجل يعتذر عن القيام بالتقييم ، إذ انه ينصب على نظام الجودة و لا يدخل في تفاصيل العمل الفني التخصصي.
4. التخطيط و الإعداد للمراجعة : يجب على المراجع الذي سيقوم بالتقييم من قبل المسجل أن يدرس جيدا نظام الجودة و العمليات و الإجراءات في الشركة التي ستتم مراجعتها، و ذلك بدراسة الوثائق و المستندات و كتيب العمل ، وبناء على ذلك يضع المراجع خطة العمل قبل الانتقال لمقر الشركة بشأن هذه الخطة و الحصول على موافقتها على كل أجزاءها
5. و ضع الجدول الزمني لعملية المراجعة : و يعنى ذلك الاتفاق على يوم محدد و ساعة محددة لكل قسم من أقسام الشركة سيتم تقييمه، بحيث لا يتعطل العمل و حتى يجهز كل قسم الأوراق و المستندات و الوثائق الخاصة و المعدات التي يطلب فريق المراجعة عليها ، كما يتم تحديد الشخص الذي سيرافق الفريق من كل قسم و ترتيب مواعيد و أماكن الاجتماعات النهائية للمراجعة.
6. التنسيق و التعاون التام مع فريق المراجعة ، إذ يجب أن تسجل الشركة تعليقات و ملاحظات ونصائح فريق المراجعة، خاصة فيما يتصل بنقاط الضعف و حالات عدم المطابقة لمتطلبات المواصفات الايزو9000، و قد تكون ملاحظات أساسية تتطلب مزيد من العمل و يحرر فريق المراجعة بشأن تلك الملاحظات طلب إجراء تصحيحي و في حالة تنفيذ هذه التعديلات يتم منح الشهادة.




ثالثا : مرحلة ما بعد التسجيل /الحصول على الشهادة :
بعد الحصول على شهادة الآيزو 9000 ودخول الشركة في سجل الشركات التي حصلت على أي من شهادات الآيزو 9001/9002/9003 ، لا ينبغي و لا يمكن التوقف عن العمل المستمر و المتواصل من اجل الحفاظ على المستوى الذي وصلت له الشركة و الذي منحت الشهادة بموجبه ، ومن المهم الحصول على الشهادة و لكن الأهم هو المحافظة عليها حتى لا نفقد ثقة المتعاملين معنا و الزبائن.
طلب تجديد الشهادة : بعد مرور ثلاث سنوات على الحصول على الشهادة يتحتم على الشركة أن تطلب من المسجل إعادة التقييم و المراجعة من اجل منح شهادة جديدة بنفس المحتوى القديم أو بمحتوى جديد و اكبر أو أشمل ، لأنه يشتمل على أنشطة و منتجات جديدة .
علما أن عملية إعداده التقييم تكون اسهل بكثير من عملية التقييم لأول مرة ،حيث تكون قد توفرت معلوما كافية عن الشركة تسهل عملية المراجعة و إعادة التقييم.
و الشكل التالي يلخص أهم الخطوات اللازمة للتسجيل


مراحل تطبيق مواصفات الآيزو

يجب الإعداد الجيد عند رغبة أي شركة أو مؤسسة مهما كان نوع الخدمة المقدمة فيها أن تقوم بالإعداد الجيد و المدروس حتى تنجح في جميع مراحل التطبيق. و يمكن تلخيص مراحل تطبيق مواصفات الآيزو 9000 بالخطوات التالية :
1. دراسة مواصفات مجموعة الآيزو 9000 بعناية و تكون البداية بدراسة المواصفة التي ترغب الانضمام إليها. (مواصفة 9004-1 للمؤسسات الصناعية) و (مواصفة 9004-2 للمؤسسات الخدمية).
2. تحديد العناصر التي يجب أن يكون منها الجودة في المؤسسة (9004-1 أو 2) و يمكن إضافة عناصر غير واردة في إحدى هاتين المواصفتين إذا تطلبت طبيعة المؤسسة ذلك.
3. تقييم مستوى أداء نظام الجودة في المؤسسة لكل عنصر من العناصر التي حددت في الخطوات السابقة.
4. توثيق نظام الجودة و إعداد كتيب الجودة ، و يراعى هنا أن يكون حجم التوثيق بالقدر المطلوب فقط (دون زيادة أو نقصان).
5. وضع تطبيق الخطط لتحسين أداء عناصر الجودة و هو ما يعرف بالتخطيط للجودة ، و يجب أن تحدد في هذه الخطط كحد أدنى :
- الأهداف المراد تحقيقها.
- الموارد البشرية و المادية المطلوبة .
- الأشخاص المسؤولين عن تطبيق هذه الخطط.
- وضع جدول زمني مناسب
6. متابعة الإدارة العليا في المؤسسة لتطبيق خطط الجودة التي وضعت و إلى أن يصل أداء الجودة إلى المستوى المطلوب، و هذا الدور الذي يجب على الإدارة أن تلعبه ، هو دور أساسي لنجاح تطبيق الجودة و الخطط.
7. عندما تصبح الإدارة على ثقة من قدرة وكفاءة نظام الجودة يمكنها أن تسعى للحصول على شهادة مطابقة لنظام الجودة من إحدى الهيئات المعتمدة .
8. متابعة الإدارة العليا لأداء نظام الجودة بشكل منتظم و مستمر، للتأكد من أن نظام الجودة يعمل بالكفاءة التي تؤدي إلى إنتاج منتجات بالجودة المطلوبة

و الشكل التالي يلخص مراحل التطبيق
نشر بتاريخ 24-2-2012

جميع الحقوق محفوظة تجارة