مرحلة العمل الفعلي
ابو عمر الغامدى
مشترك منذ 19-2-2012
مواضيع ابو عمر الغامدى
مرحلة العمل الفعلي



وهى مرحلة يفترض فيها أن تكون فترة عمر الشركة ، حيث أنه من الصعب على أي شركة أن تقوم كل فترة بتغيير النظام المستخدم وخلال عمل النظام بالشركة فهناك العديد من الأمور التي تظهر فيها الحاجة للدعم الفني ومنها الآتي:

استفسارات
فعادة ما يلجأ الموظفون إلى الاستفسار عن أمور معينة بالنظام
طلب المساعدة في القيام ببعض العمليات
وبخاصة العمليات التي تحتاج لدعم فني مثل إنهاء السنة المالية أو إنشاء أفرع جديدة أو لتحميل النظام على أجهزة جديدة أو لاستعادة نسخ احتياطية ...الخ.

أخطاء في الاستخدام
فعادة ما يكون هناك مجال للخطأ البشرى المتمثل في إدخال بيانات بشكل خاطئ أو معالجة بيانات بشكل غير سليم بما يؤدى لنتائج خاطئة وعادة ما تتيح البرامج طرق للتراجع أو التعديل طبقا لنظام صلاحيات وتدرج في السلطة والمسئولية.

أخطاء بالنظام
يجب التسليم بأن أي نظام لا يخلوا من وجود أخطاء ولكن المهم أن تكون هذه الأخطاء أخطاء ثانوية أو غير مؤثرة على صلب النظام. والأهم هو وجود شركة داعمة للنظام تقوم بإصلاح هذه الأخطاء حين اكتشافها. وهنا تتجلى أهمية الدعم الفني في دعم تطوير الأنظمة من خلال اكتشاف الأخطاء و إصلاحها.

استشارات فنية
عادة ما ينظر للشركة المسئولة عن تطوير النظام على أنها هيئة استشارية للشركات فعادة ما يكون لديها مجموعة من المستشارين في مجال إدارة الأعمال وكذلك في النظم المالية والإدارية بما يتيح لهم تقديم العون للعملاء في صورة استشارات قد تخص النظام المطبق أو أي أمور أخرى ذات صلة.

طلب تقارير إضافية
كثيرا ما تحتاج الشركات إلى تقارير جديدة تفرضها احتياجات العمل وقد لا تكون متاحة في النظام. أو تعديل تقارير بشكل معين ويجب على أي نظام قوى أن يتيح القيام بتصميم هذه التقارير حيث تمثل التقارير الغاية المرجوة من أي نظام.

الإجراءات الموسمية والطارئة
هناك بعض الإجراءات الموسمية التي تحتاج فيها الشركات لدعم من مسئولي الدعم الفني مثل
• عند إنهاء السنة المالية
• عند إجراء عمليات الجرد
• عند فتح أفرع جديدة

في هذه الحالات وغيرها غالبا ما تحتاج الشركة لوجود مسئول دعم فني نظرا لما قد يحتاج إليه العمل من فتح قواعد بيانات جديدة أو القيام ببعض الإجراءات الفنية . وطبعا فإنه في حالة وجود مسئول فني يعمل بالشركة فانه يمكنه القيام بمثل هذه الإجراءات.


العرض السابق يوضح ما هي الأعمال الخاصة بخدمات ما بعد البيع في أنظمة إدارة الأعمال ولتوضيح أهمية هذه الخدمات نعرض عليكم الأسئلة التالية :


اشتريت برنامج ولكن هناك فرق كبير بين ما فيه وبين طبيعة عملي ؟
لقد حصلت على تدريب على البرنامج ولكن لازال هناك غموض في بعض النقاط ؟
توقف البرنامج فجأة ولا أستطيع تشغيله مرة أخرى ؟
كيف أستطيع عمل نسخ احتياطية من البيانات ؟
رئيسي يحتاج لتقرير هام جدا ولا أعرف كيف أحصل عليه وهل هو متاح أم لا ؟
الشركة بصدد تطوير نظام العمل وأريد معرفة هل يستطيع النظام استيعاب هذا التطوير ؟
بعد عملي على البرنامج طوال الفترة الماضية اكتشفت أنني بنيت النظام بشكل خاطئ؟
عند محاولتي فتح شاشة معينة تظهر رسالة خطأ ولا أعرف معناها ؟


في وجود تطبيق لأي نظام إدارة أعمال فسيكون هناك حاجة دائمة لخدمات الدعم الفني وأي شركة برمجيات تتطلع إلى الاستمرارية لابد لها من التركيز على خدمات الدعم الفني حيث أن ذلك يعطى إحساس بالأمان لدى مستخدمي النظام ويعطى سمعة طيبة له كما أن التطوير لا بد من أن ينبع من حاجات ومتطلبات العملاء كذلك فان الكثير من الأخطاء لا تكتشف إلا من خلال العمل الفعلي للبرامج لدى العملاء والمتابعة الجيدة للدعم الفني لهذه الأخطاء والتحسينات يؤدى لنجاح النظام.

فريق خدمات ما بعد البيع لابد أن يكون لديه الاستشاريين القادرين على دراسة وتحليل أنظمة الشركات وتقديم الاستشارات الفنية وتحقيق أقصى استفادة ممكنة من نظام إدارة الأعمال وكذلك خدمة أهداف التطوير.
مشكلات تواجه خدمات ما بعد البيع في أنظمة إدارة الأعمال

هناك بعض المشاكل التي تواجه أي مسئول دعم فني أثناء عمله ومنها :

فض الاشتباك حول طبيعة المشكلة هل هي في النظام أم في بيئة النظام !
فعادة ما تحدث مشكلة لدى العميل مشكلة يرجعها للنظام وفى كثير من الأحيان ما تكون هذه المشكلة في بيئة النظام مثل الأجهزة أو الشبكة أو الاتصال ....الخ ، ولكن العميل لا يعرف ذلك بل هو لديه مشكلة ويرغب في حلها ولذلك فغالبا ما يضطر موظف الدعم الفني إلى محاولة إيجاد حل لهذه المشاكل رغم أنها تخرج عن نطاق مسئوليته ولهذا فعادة ما يكون وجود مسئول عن النظام في الشركة عنصر فعال جدا ومريح للعمل بحيث يكون هو حلقة الوصل بين الشركة وبين مسئولي الدعم الفني وعادة ما يكون لدى هؤلاء الأشخاص من الخبرة ما يُمَكنهم من حل معظم المشاكل وكذلك تحديد طبيعة المشكلة بما يريح فريق الدعم الفني ويريح الشركة المطبقة للنظام.

سرعة حل المشكلة!

فهناك مشكلات لا يمكن تأخيرها وبالذات إذا كانت توقف العمل بالشركة ولهذا فلابد أن يكون لدى فريق الدعم الفني أولويات بحيث يتم تقديم بعض المشكلات على المشكلات الأخرى.
وكذلك فان وجود وسيلة اتصال أخرى غير الزيارات قد يكون أسلوب أسرع وأفضل في كثير من الأحيان وبالذات في هذا الوقت الذي تتطور فيه بنية الاتصالات وفى ظل وجود ثورة هائلة في هذا المجال يجب على جميع الشركات استغلالها فيما يحقق المنفعة وأداء مثل هذه الخدمات بأسلوب أسرع وأكثر فاعلية.


التطوير الذاتي لفريق الدعم الفني !

نحن الآن في ظل عالم مليء بالتطور والتغير المتسارع بشكل لا يقبل فيه السكون ومن يقف عن استيعاب أي معرفة جديدة لا يمكنه الاستمرار في هذا المجال. فالأنظمة التي تدعمها شركات قوية يتم تطويرها بشكل مستمر بما يلائم التطور في مجال الحاسب الآلي وبما يلائم التغيرات في الشركات المطبقة لهذه الأنظمة. ولهذا يكون من الواجب على مسئولي الدعم الفني من تطوير أنفسهم ومعارفهم بما يمكنهم من استيعاب أي جديد. والنظر إلى ذلك كعملية مستمرة لا يمكن توقفها فمن يقف لابد أن يخرج من هذا المجال. لأن المجال سيتخطاه بأي حال من الأحوال.
نشر بتاريخ 23-2-2012

جميع الحقوق محفوظة تجارة