شرح رائع للمحاسبة باستخدام البرامج المحاسبية والصور
أبو ظافر المطيري
مشترك منذ 19-2-2012
مواضيع أبو ظافر المطيري
الدرس الأول: مقدمة في المحاسبة

المحاسبة هي تسجيل العمليات المالية اليومية بالتفصيل ثم إظهار النتائج بشكل إجمالي أو تفصيلي و هي عادة لا تتدخل في الحكم على نجاح أو فشل الشركة أو المنشأة، و لكن على المدى البعيد اسند للمحاسب بعض المهام الإدارية لتحليل النتائج المستخلصة و إبداء رأيه.

مفاهيم أولية

الحساب: سنتعرف في البداية على أهم عنصر في المحاسبة وهو “الحساب”، و لمن لم يدرس المحاسبة، الحساب هو قيمة مالية تدل على شخص أو شركة أو شيء معنوي وهو نفس الحساب الذي يفتحه لك البقال ليسجل عليك ذمتك المالية ليطالبك في آخر الشهر برصيدك لتقوم بتسديده، وإذا نظرنا إلى دفتر البقال سنجد أنه خصص لك صفحة (أو عدة صفحات) في دفتر، يقوم بتسجيل مشترياتك من عنده ثم في آخر الشهر يقوم بعملية الجمع و احتساب الرصيد. ما المقصود بالحساب المعنوي، هو أيضا حساب له مجموعة صفحات في الدفتر و لكن لا نسجل فيه ذمم الآخرين، ربما نسجل مصاريفنا اليومية من دفعات هنا وهناك بهذا نستطيع أن نجمع الأرقام في نهاية الشهر و نعرف مقدار المصاريف التي استهلكناها، أي أننا لا نطالب أحد بتسديد تلك الذمة، هي فقط للتعرف على النتائج لاتخاذ القرارات المناسبة.
المادة: هنالك عنصر آخر هام وهو “المادة” و لكنها أكثر بساطة لأننا نتعامل بها كل يوم، فهي السلع و البضائع التي نبيعها و نشتريها، و هي أيضا يخصص لها عدة صفحات في دفتر ليتم تسجيل الكميات المشتراة و المباعة بشكل تفصيلي ثم في نهاية اليوم أو الشهر نستطيع أن نعرف الكميات المتداولة بشكل إجمالي و الأهم من ذلك معرفة الكمية الموجودة لدينا و المتوفرة في المستودعات.





اليومية: إذا كان لديك حسابات كثيرة سيصبح من الصعب أن تتنقل بين الصفحات الكثيرة للحسابات و سوف تفقد أهم صفة للمحاسبة و هي تسجيل العمليات بشكل يومي، أي إنني لا أستطيع أن أعرف ماذا حدث في ذلك اليوم، لذلك تم إتباع طريقة تتم على مراحل


أولا تسجيل العمليات التي تحدث يوميا في دفتر واحد بشكل متسلسل
ثم في نهاية اليوم نعيد توزيع هذه العمليات على دفاتر الحسابات المخصصة لها،
ثم نقوم بجمع القيم و احتساب الأرصدة

البرامج المحاسبية اختصرت المرحلتين الثانية و الثالثة أي فعليا عليك أن تقوم بإدخال العمليات اليومية و هي ستتولى باقي المهام عنك. الفواتير[/b]: هي أيضا تندرج تحت اليومية و لكن يتم إدخال العمليات التي حدثت على المواد (السلع و البضائع) وقد تعطى نسخة منها للزبون عند عملية البيع، الأمر المميز للفواتير أنها تترافق مع عمليات مالية خاصة بها يجب أن تسجل في اليومية و مرتبطة بها، البرامج المحاسبة الحديثة تتولى توليد هذه العمليات بشكل آلي مع عملية توزيع مدخلات الفواتير إلى الصفحات المخصصة لها و إيجاد المجاميع و القيم الإجمالية. باختصار:[/b] لدينا هذه العناصر الهامة التي علينا التركيز عليها خلال عملنا و هي (الحساب، المادة، اليومية، الفواتير) هنالك مفهومين هامين لمن لا يعرف المحاسبة هما الـ (المدين و الدائن) و لكن الكثير يبدأ بحك رأسه كلما تعرض لإحدى هاتين الكلمتين على الرغم من بساطتهم، و بما أننا لا نستطيع أن نتجاوزهم سأشرحهم بشكل مبسط، نقسم هذين المفهومين إلى أربع مفاهيم (قيمة مدينة، قيمة دائنة، حركة مدينة، حركة دائنة) القيمة المدينة[/b]: هي ذمة لنا ممكن أن تكون كقيمة زبون يسحب من عندنا بضاعة يعني هو مدين لنا بمبلغ يجب عليه تسديده، أو قيمة المصاريف التي قمنا بها خلال اليوم طبعا لا نستطيع أن نطالب بها إلا إذا كان خطأ و نريد استرداها القيمة الدائنة[/b]: هي ذمة علينا مثلا قيمة حساب مورد للبضاعة نسحب من عنده بالآجل، أو قرض أو رأسمال شريك، يعني نحن مدينين لهؤلاء أي هم دائنون لنا. الحركة المدينة والدائنة[/b]:المدينة هي التي نسجلها في اليومية ليتم توزيعها على الحسابات و تجعل من الحساب المدين مدين أكثر أو من الحساب الدائن أقل دائنية إلى أن يقلب مدينا، و الحركة الدائنة بالعكس تماما. إذا نظرت إلى كلمة مدين و دائن كقيم جبرية أي موجبة و سالبة لفهمت مدى بساطتهما و خاصة إذا اعتبرت الحسابات مثل المتحولات التي تعاملنا معها في الرياضيات لن نستطيع أن نشرح المحاسبة بشكل موجز لكنها قد تكون جيدة للمتابعة معنا. مفاهيم برامج المحاسبة[/b]أغلب البرامج المحاسبية تعتمد نفس المنهاج في التعامل و نفس المفاهيم، و أغلبها تقوم على الاختلاف في تقديم التسهيلات في إدخال البيانات أو السرعة في إظهار النتائج و فرزها و ليس في المحاسبة نفسها إذ لا تستطيع أن تخرج عن المفهوم الأكاديمي للمحاسبة، أي سوف نجد لديها كلها (بطاقة حساب، بطاقة مادة، يومية ، فواتير، أرصدة حسابات، جرد مواد، إلخ)، و لكن هنالك مفاهيم إضافية سوف تضاف إليها نتيجة العمل على الحاسب مثل (الملف، شاشة، كلمة المرور، الخصائص، صيانة، النسخ الاحتياطي، المخدم) سيتم التعرف عليها بالتدريج. بدء العمل إنشاء الملف[/b]في أغلب البرامج المحاسبية قبل البدء بالعمل المحاسبي يجب أن يكون الملف موجودا مسبقا على القرص الصلب، ليس كبرنامج Word أو الاكسل Excel البرنامجين الأخيرين تستطيع العمل على الملف بدون إيجاده على القرص الصلب ثم إغلاق البرنامج بدون التخزين، أما غالبية البرامج المحاسبية خاصة المحلية فهي تتعامل مع قواعد البيانات التي يجب تركيبها قبل تركيب البرنامج نفسه. لإنشاء ملف جديد، مثل أغلب البرامج على الحاسب نبدأ من “ملف” ثم “جديد” الشاشة التالية سوف تسألنا عن اسم الملف الذي سيتم فتحة على القرص الصلب وهو يختلف عن اسم الشركة، قد تقوم أنت بتحديد اسم الملف مساوي لاسم الشركة، بعض البرامج لا تقوم بهذا الفصل بينهم، و لكن الأفضل تسمية اسم الملف باللغة الإنكليزية أو الأرقام حتى نتجاوز أي صدام مع أنظمة التشغيل و دعم الملفات للغة العربية. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/new_file_page1.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size] الشاشة هنا تم تحديد اسم الملف Test، مسار الملف هو المجلد الذي سيتم توليد الملف فيه، بعض البرامج تقوم بالسؤال عن الملف و مساره في خانة واحدة لذلك سيكون اسم الملف بالكامل مع مساره D:My DataTacbord SQLData est.tcbfile ، وضعنا الملف في القرص D لأن أغلب المشاكل (كالفيروسات) التي تصيب الجهاز تستهدف القرص C. تأكد من أن اسم الملف صحيح تماما لأن بعض البرامج المحاسبية لا يمكن تغيير اسم ملفها بسهولة، اسم الملف في البرنامج الذي نستعمله الآن يمكن تغييره ببساطة من خارج البرنامج عبر مستكشف الويندوز مثل تغيير اسم الملف لأحد ملفات الورد Word أو ملف لأغنية mp3.المخدم (Server) هو جهاز (الحاسب) الذي سيوضع عليه الملف، و على المخدم يجب تركيب محرك قاعدة البيانات ليقبل التعامل معه، ليست كل البرامج المحاسبية تدعم هذه الطريقة لذلك سنبقي الملف داخل جهازنا، اضغط التالي. لاالشركة “مثال تجريبي” يمكنك تحديد أي اسم للشركة التي تفتح حساباتها، يمكنك تغيير اسم الشركة فيما بعد كما في أغلب البرامج المحاسبية. من المهم جدا أن يتم تحديد كلمة مرور للملف حتى لا يتم الدخول إلى البيانات من قبل أشخاص لا يفترض أن يطلعوا على البيانات، لكننا سنترك كلمة المرور فارغة الآن لأننا نستطيع تغييرها فيما بعد.المجال[/b] هو ميزة خاصة بالبرنامج المستخدم و ليس مفهوم محاسبي، هنا المجال لتقسيم الملف لفترات مالية مع الحفاظ على المشاركة في الحسابات و المواد إلخ، اترك المجال كما هو و اضغط التالي إلى أن تصل إلى النمط. حظ اسم [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/new_file_page4.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]النمط أو النموذج ميزة متوفرة في أغلب البرامج المحاسبية توفر علينا التحديدات الرئيسية في الملف المتعارف عليها، اختر دليل الحسابات المبسط ثم اضغط التالي[size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/new_file_page5.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size] كل ما علينا هو ضغط زر إنشاء ليتولد لدينا ملف جديد على القرص الصلب D:My DataTacbord SQLData est.tcbfile سيقوم البرنامج تلقائيا بفتح الملف و الدخول إليه لكننا للتمرين سوف نغلق البرنامج و نعيد تشغليه للدخول إلى الملف مرة أخرى، يمكن الدخول للملف الجديد عبر آخر الملفات المفتوحة و هذه الميزة موجود في أغلب البرامج المحاسبية، و لكن قد تكون تحت قائمة ملف مباشرة أو ضمن فرع من القائمة كما هي الحالة لدينا هنا. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/recentfiles.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size] هنالك طريقة أخرى هي بضغط “ملف” ثم “فتح” لاستعراض الملفات أو البحث عنها في القرض الصلب كما هو الحال عند التعامل مع ملفات WORD. عادة يتم اختيار الملف عبر آخر الملفات المفتوحة اضغط اسم الملف test ليتم فتحة و طلب الدخول إليه.أغلب البرامج المحاسبية لديها نفس النموذج من هذه الشاشة، بما أننا لم نحدد كلمة مرور عند إنشاء الملف اترك خانة كلمة المرور فارغة و اضغط موافق، البرنامج سوف يتحقق من الاسم و كلمة المرور و الدخول إلى البيانات فورا.الدرس الثاني: اليومية[/b]اليومية[/b]أغلب العمليات المحاسبية التي تتم عبارة عن تسجيل عمليات البيع و الشراء و هي أبسط شكل ممكن أن ندخل منه إلى عالم المحاسبة، و لكن عمليات البيع و الشراء تتداخل بين نقل الأموال و نقل البضائع، و لكننا في هذا العدد سوف نتطرق لتسجيل العمليات المالية، و فعليا المحاسبة تقوم بتحويل البضائع إلى ذمم مالية و يتم تسجليها. و مثالنا حي بين أيدينا إذ يمكننا مراقبة البائع في البقالية الذي يسجل عملياته اليومية و في نهاية الشهر يقوم بمطالبة زبائنه بالمبالغ المترتبة عليهم منهم من يدفع و منهم من يؤجل إلى الشهر القادم، أيضا البائع صاحب البقالية يقوم بعملية الشراء من تجار الجملة أيضا تتم العملية نقدا أو ذمة عليه لنهاية الشهر أو الأسبوع. و إذا استطعنا أن نقوم بتسجيل عملياته من بيع و شراء و قبض و تسديد نكون قد قطعنا شوطا طويلا في فهم المحاسبة. إذا اختلست نظرة إلى دفتر البائع عندما أقوم بعملية الشراء بالدين (بالآجل، سوف أدفع فيما بعد) سوف نشاهده يقوم بتسجيل اسمي و إلى جانبه قيمة البضاعة التي اشتريتها. مثلا قمت بشراء 10 كيلو رز بقيمة 250 ليرة و كان هنالك قبلي من اشترى بقيمة 1000 ليرة يومية اليوم الأول[/i] 1000 محمد 250زاهر 500 فادي أيضا في اليوم التالي قمنا بقراءة الدفتر يومية اليوم الثاني 500 محمد 500 زاهر 250 فادي 100 عمر ما شاهدناه سابقا يسمى “اليومية” في نهاية الشهر يقوم البائع بتجميع الذمم كلها في دفتر ثاني لكي يسهل عليه مطالبتنا بها هذه هي المجاميع أو ما يسمى بالأرصدة أرصدة الحسابات 1500 محمد 750 زاهر 750 فادي 100 عمر في نهاية الشهر أقوم بتسديد ما علي من ذمة للبائع، كامل القيمة أو بعض منها، و لكن كيف يسجلها البائع ممكن أن يسجلها بقيمة سالبة حتى إذا قام بعملية الجمع تطرح قيمة التسديد من المجموع، و على فرض أنني قمت بالشراء في نفس اليوم يومية اليوم الثالث -500 زاهر تسديد 100 زاهر سكر و شاي -750 فادي تسديد 100 عمر لبن - 2000 عمر دفعة مقدمةلاحظوا العامود الثالث الذي وضعنا ليسهل علينا معرفة العملية، و لا حظوا القيمة السالبة لعملية التسديد، و لكن إشارة السالب إشارة صغيرة غير مقروءة و ربما تسبب تشويش فنتخيلها صفرا أو فاصلة خاصة إذا كانت مكتوبة باليد، و حتى على الحاسب هي لا تزال خط صغير لذلك سنقوم بوضع القيم السالبة في عامود منفرد. يومية اليوم الثالث 500 زاهر تسديد 100 زاهر سكر و شاي 750 فادي تسديد 100 عمر لبن 2000 عمر دفعة مقدمة جيد جدا أصبحت اليومية مقروءة بشكل سهل، لاحظوا أن القيم السالبة جاءت في العامود الأيسر و بدون إشارة السالب، و لكن لاحظوا أن عمر قام بتسديد مبلغ أكبر من المطلوب 2000 ليرة هذا المبلغ دفعة مقدمة ليشتري البائع له علبة سمنة مثلا. لنقم بعملية الجمع و نرى النتائج، بمعنى محاسبي لنظهر أرصدة الحسابات أرصدة الحسابات 1500 محمد 350 زاهر0 فادي -1800 عمر أصبح مجموع الحساب “زاهر” 350 بينما سدد “فادي” كامل القيمة أما “محمد”فلم يسدد شيئا، ماذا عن عمر لقد أصبح مجموعه (رصيده) سالبا و لنفس الأسباب السابقة المتعلقة بالقيم السالبة سنجعل عامود أخر للقيم السالبة أرصدة الحسابات 1500 محمد 350 زاهر 0 فادي 1800 عمر بنظرة فاحصة نقول أن محمد مدين لنا بقيمة 1500، أما زاهر فهو مدين لنا بقيمة 350، فادي زبون جيد، عمر هو ليس مدين لنا بل دائن علينا بقيمة 1800 ليرة. مدين دائن الحساب 1500 محمد 350 زاهر 0 فادي 1800 عمر إذا عدنا إلى اليومية التي استنتجت منها الأرصدة فسوف نلاحظ أن أي قيمة في العامود الأيمن سوف تزيد من قيمة الحساب بينما في العامود الأيسر سوف تنقص من قيمته، أو بمعنى محاسبي أي قيمة في العامود الأيمن من اليومية سوف تجعل من الحساب مدينا أكثر و أي قيمة في العامود الأيسر ستجعل من الحساب دائنا أكثر، لذلك في المحاسبة نسمي العامود الأيمن في اليومية بالمدين و الأيسر بالدائن، و نعيد رسم اليومية بشكلها النهائي. يومية اليوم الثالث مديندائنالحسابالشرح 500 زاهرتسديد 100 زاهرسكر و شاي 750 فاديتسديد 100عمرلبن 2000عمردفعة مقدمة أظن أني بهذه الطريقة قمت بشرح معنى الدائن و المدين و شرح اليومية و شرح أرصدة الحسابات بشكل مختصر، و إذا لم تكن قد استوعبتها أعد القراءة مرة أخرى قبل متابعة المقالة. القيد المزدوج[/b]نلاحظ أن أرصدة الحسابات هي عبارة عن مجموع الحركات التي في اليومية لكل حساب، لهذا لا يوجد عامود للشرح إذ لا يمكن جمع الشرح، فإذا قرأنا الأرصدة فلن نستنتج سوى ذممنا على الزبائن أو ما علينا للعملاء، لذلك اتبع المحاسبون طريقة خاصة لتوضيح إجمالي الفعاليات، و هي باعتبار المبيعات و الصندوق و المشتريات و غيرها كحسابات مثل زاهر و عمر و فادي إلخ. بمعنى أنه لا يتم تحريك مبلغ مالي لحساب ما مثل زاهر إلا بتحريك حساب آخر معاكس له بالإشارة بحيث إذا جمعنا أرصدة الحسابات كلها لرقم واحد نحصل على الرقم صفر. مثلا إذا قام زاهر بتسديد 500 ليرة فإننا نضع في اليومية حركة مالية معاكسة على حساب الصندوق بقيمة معاكسة و بنفس القيمة، و إذا اشترى فادي بقيمة 1000 أيضا نضع حركة ثانية بقيمة معاكسة و بحساب نسميه “المبيعات”، عندها تظهر حسابات الصندوق و المبيعات في أرصدة الحسابات موضحة من أين أتت الذمم المالية لبقية الأرصدة. مديندائنالحساب الشرح 500 زاهرتسديد 500 الصندوقتسديد زاهر 1000 فاديسكر و شاي 1000 المبيعاتبيع فادي سكر و شاي إدخال البيانات[/b]من الأمثلة السابقة نجد عنصرا هاما في المحاسبة وهو “الحساب”، لذلك في كل البرامج المحاسبية يجب عليك إنشاء حساباتك التي ستتعامل معها قبل كتابة البيانات التابعة لها، أغلب البرامج تؤمن سهولة في فتح الحساب أثناء إدخال البيانات. أيضا لاحظنا اليومية لليوم الأول والثاني و الثالث، و في البرامج المحاسبية تسمى “سندات قيد”، حيث يمكن فتح أكثر من سند لكل يوم فتح حساب تطرقنا إلى كيفية إنشاء ملف بيانات جديد، قم بفتح هذا الملف، بعدها ابحث عن “بطاقة حساب” ضمن القوائم و اضغط عليها، كل برنامج محاسبة له ترتيب خاص به لكنك لن تحتاج لأكثر من دقيقة للوصول إلى “بطاقة حساب” اتصل بالدعم الفني في حال لم تجدها. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/acccard_menu.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]بطاقة الحساب من القوائم، أغلب البرامج لديها أيضا زر على النافذة الرئيسية لتسهيل الوصول لها.الآن كل ما علينا هو تعريف الحسابات اللازمة و بصراحة لن نقوم بتعريف كل الحسابات سنترك بعضها ليتم تعريفه أثناء إدخال البيانات. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/acccardform_add.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]عند فتح بطاقة الحساب بعض البرامج تقف عند آخر حساب تم تعريفة، أو تكون بحالة وضع إدخال حساب جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر “جديد” في البطاقة. انتقل إلى حقل “اسم الحساب” (ضع مؤشر الكتابة عليه) و اكتب اسم “زاهر” انتقل إلى حقل “الدفتر” أو “الحساب الرئيسي” و اكتب فيه اسم “الزبائن” انتقل إلى حقل “الرمز” بعض البرامج ستقترح رمزا من عندها اتركه كما هو أو اكتب رمزا غير مستعمل في بطاقة حساب أخرى. اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم. أغلب البرامج تتبع نفس النسق إذ يجب أن تقوم بوضع الحساب ضمن “دفتر” أو “حساب رئيسي” و ذلك لغرض تصنيف الحسابات، أما بالنسبة للرمز فهو هام جدا في المحاسبة نظرا لأن الاسماء يمكن تكرارها أو تشابهها و لأن المحاسبة لها تأثيرات قانونية يتم اعتماد لكل حساب رمزا خاصا لا يتكرر و يضمن ذلك برنامج المحاسبة، بالنسبة لمحاسبة بسيطة يمكن اقتراح أي رمز المهم هو عدم التكرار. و الآن كرر العملية لكل الحسابات التي استعملناها في الأمثلة السابقة، و اترك اسم “عمر” بدون تعريف، تذكر أن تضغط على زر “جديد” عند الشروع في تعريف حساب جديد. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/acctreeform_newaccounts.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]بعض البرامج توفر دليل الحسابات لتأخذ نظرة عن كل الحسابات التي لديك، لاحظ وجود الحسابات الجديدة التي قمنا بتعرفها سابقا، تحت الدفتر (الحساب الرئيسي) “الزبائن” أحيانا نسميها شجرة الحسابات، انقر نقرتين بالفأرة على اسم الحساب ليتم فتح بطاقته فورا إذا أردت إجراء أي تعديل على الحساب.و الآن لندخل اليومية للأيام الثلاثة التي ذكرناها في الأمثلة السابقة لإدخال اليومية، يتم استخدام سندات القيد حيث يمكن أن يكون لليوم الواحد أكثر من سند قيد، مما يوفر تجزيء العمليات لسهولة مراجعتها و تنقيحها. ابحث عن “سند قيد” في القوائم، هذه المرة قد تحتاج إلى وقت أطول، نظرا لوجود أكثر من نوع للسندات، اختر “سند القيد” لأنه ابسطها و أكثرها شمولا.البرامج المحاسبية الحديثة تعتمد تعدد أنواع السندات فمنها ما يقوم بتوفير عمليات الإدخال و توليد القيود اللازمة آليا مثل سندات التعامل مع الصندوق، أو الأقساط أو الشيكات، و يتم تعريف هذه السندات مسبقا أو عند الحاجة، لذلك يجب اللجوء إلى الدعم الفني أو قراءة دليل المستخدم المتوفر مع البرنامج. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/voucherform_new.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]أيضا عند فتح شاشة “سند القيد” بعض البرامج تقف عند آخر سند تم كتابته أو تكون في وضعية إدخال سند جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر جديد كما في برنامج Excel يمكن الكتابة في الجدول القيم و الحسابات، وعند كتابة اسم الحساب، البرنامج سيقوم بالبحث عن الحساب المعرف مسبقا و لا يقبل أن تكتب حسابا عير معرف، بعض البرامج تقوم بالبحث عند الضغط على زر Enter و البعض الآخر يحتاج إلى زر F4 أو أي زر آخر (اقرأ دليل المستخدم) و البعض الآخر يقوم بالبحث بمجرد عملية الكتابة في الحقل. لاحظ أن حقل التاريخ في 1-10-2006 اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم.لاحظ في السطر الأخير (الرابع) يوجد حساب “المبيعات” و قيمته هي قيمة مجموع ما بعناه في السند، إذا حاولت تخزين السند بدون أن يكون مجموع طرفي السند (المدين و الدائن) متساويان، سوف يرفض البرنامج متابعة التخزين. الآن قم بإدخال السند لليوم الثاني مراعيا أن حقل التاريخ 2-10-2006 أي تاريخ اليوم الثاني، ثم قم بالتخزين. لإدخال اليوم الثالث هنالك حساب جديد باسم عمر لم نقم بتعريفه همدا في البداية لكي نجرب عملية إنشاء بطاقة حساب أثناء عملية إدخال السندات. [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/voucherform_new_account.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]اكتب السند إلى أن تصل إلى سطر الحساب “عمر” في عامود الحساب اكتب كلمة “عمر” و اضغط Enter، لن يجد البرنامج اسم عمر في البطاقات، بعض البرامج تقترح عليك البحث عنه فتفتح شاشة البحث، و بعضها يذهب إلى تعريف بطاقة حساب و لكن بشكل مبسط كما في الصورة. قم بإدخال البيانات لتعريف الحساب الفوري كما في التعريف العادي في بطاقة الحساب، ثم اضغط موافق ليتم تعريف الحساب و إدراجه في السند فورا. لاحظ أن حقل التاريخ هو 3-10-2006هنالك عمليات بيع و عمليات تسديد، لذلك لإتمام السند لا يكفي إدراج حساب المبيعات بل سوف نستخدم حساب الصندوق لعمليات التسديد [size= 15px; text-align: right][img]http://www.sahlisoft.com/wiki/_media/lessons/voucherform_new_last_day.png?w=&h=&cache=cache[/img][/size]حساب المبيعات أتى بقيمة مجموع المبيعات التي قمنا بها و لكن بقيمة معاكسة، و أيضا حساب الصندوق أتى بقيمة مجموع التسديدات و بقيمة معاكسة (500 + 750 + 2000) أي 3250 و بالتالي أصبحت قيمة مجموع المدين و الدائن للسند متساوية و يمكننا التخزين الآن.عندما مجموع قيم الحسابات أي (أرصدة الحسابات) سيظهر معنا حسابين جديدين و هما (المبيعات و الصندوق) و من خلال قيمتهما نستطيع أن نعرف حجم المبيعات التي حققناها و معلومة مفيدة، و أيضا المبلغ الموجود في الصندوق و الذي يجب أن يطابق المبلغ الحقيقي الموجود فعلا في صندوق البقالية، و أي خطأ يؤدي إلى مراجعة العمليات التي أجريناها و تصحيح هذا الخطأ.
نشر بتاريخ 20-2-2012

جميع الحقوق محفوظة تجارة